Publicada na edição de 16 a 22 de maio
de 2014 do Jornal do Trem e Folha do Ônibus da FLC Comunicações Ltda.
Conheça dicas para se comunicar no
local de trabalho de maneira correta, eficiente e atualizada
“Para interpretar as competências
técnicas de um profissional as pessoas observam os detalhes, e a escrita é uma
delas. Portanto, quando o profissional escreve errado, com erros de ortografia
ou de concordância verbal, fazendo uso inapropriado de gerúndio e expressões
antiquadas, é percebido por clientes e gestores como alguém despreparado e que
não se interessa em ter uma boa imagem e transmitir credibilidade naquilo que
faz”, explica Sílvio Celestino, tutor de carreiras da empresa Alliance Coaching.
Portanto, reunimos dicas para que você possa atualizar a sua linguagem ao
escrever e-mails profissionais.
Objetividade
e clareza
Quanto mais objetivo for o texto de um
e-mail, mais fácil será compreendê-lo. Logo, ao escrever, é importante evitar gerúndios
e/ou frases que apenas ocupam espaço, mas que por si só não dizem nada, como, por
exemplo, “venho por meio desta informar-lhe”. Prefira ser objetivo e informar
diretamente o assunto, usando expressões como “informo que recebemos o seu
relatório” ou “recebemos o seu relatório”, apenas.
De
olho no contexto
Pode ser considerado inadequado o nível
de percepção de alguém que envia um e-mail escrito de modo extremamente formal
a um colega ou líder de trabalho com o qual conversa diariamente de modo
informal e descontraído. O mesmo pode acontecer com alguém que envia e-mails
para pessoas com as quais não tem intimidade de maneira informal. A relação com
aquele que irá receber a mensagem é o que deve guiar o autor ao escrever um
e-mail.
Em situações formais, é indicado
iniciar o e-mail se reportando a pessoa como senhor ou senhora e finalizar com
a expressão “atenciosamente”. Em situação informais é mais comum se referir a
pessoa apenas pelo nome e finalizar o contato com expressões descontraídas, como
“até breve”.
Evite
errar
A professora de língua portuguesa Maria
Deosdédite afirma em seu livro Manual Prático de Redação Empresarial que determinados
vícios de linguagem devem ser evitados ao máximo. São eles: erros de
ortografia, pleonasmos (como “entrar para dentro”), ecos (utilizar palavras de
sons parecidos na mesma frase, como por exemplo “a solução para a demonstração
da documentação”), ambiguidade (utilização de frases que gerem dúvidas no
leitor) e o arcaísmo, que é uso de expressões que já caíram no desuso. Alguns
exemplos são “outrossim” (prefira “igualmente”) e via de regra (prefira
“geralmente”).
Utilizar a expressão “rogamos”, por
exemplo, é um arcaísmo e uma falha na interpretação da palavra, considerando que
deve-se rogar apenas a um padre.
“Segue
anexo” ou “em anexo”
Há uma dúvida que sempre surge na
cabeça de um profissional que trabalha com e-mails. Ao enviar um anexo, é
correto dizer “segue em anexo” ou “segue anexo”? Para responder a essa pergunta
é preciso imaginar o e-mail como algo palpável, o qual se pode tocar, como por
exemplo um relatório impresso.
Se no final deste relatório houver um
documento extra, que não faz parte dele, mas está com ele, é possível dizer que
o documento está anexo ao relatório. O mesmo acontece com o e-mail.
O documento anexo não está em um local
chamado anexo, e sim anexo ao e-mail. Portanto, dizer “segue em anexo” é
errado. O correto é “segue anexo”.
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